Se algo vai mal no CRM, descubra 10 sintomas e quando fazer auditoria
Mais do que automatizar, é preciso otimizar
Ao longo da minha experiência conduzindo auditorias de CRM, existe um padrão que sempre aparece: fluxos de automação desnecessários.
Em vez de ajudarem, eles acabam poluindo a operação e prejudicando a experiência do cliente. Já encontrei empresas com dezenas de sequências paralelas, sobrepostas, que geravam comunicações repetitivas, desconexas e, no fim, desgastavam o relacionamento com a base.
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De acordo com a McKinsey, empresas que usam personalização avançada na comunicação têm até 40% mais receita em comparação às que não utilizam (McKinsey, 2021). Isso mostra que o foco não é enviar mais mensagens, mas enviar as certas, no momento certo.
Quando a automação na HubSpot atrapalha mais do que ajuda?
A automação pode se transformar em vilã quando:
- O mesmo fluxo é usado para todos os perfis de lead.
- Os e-mails não respeitam o timing da jornada do cliente.
- A automação substitui a estratégia, em vez de potencializá-la.
- Não existe integração com vendas e atendimento.
Esses pontos geram desalinhamento interno e prejudicam a experiência do cliente. Já falamos sobre isso em mais detalhes no artigo Como o desalinhamento entre Marketing e Vendas atrasa o crescimento da sua operação.
HubSpot com eficiência: automação usada com intencionalidade
Automação eficiente não é sobre enviar mais, mas sobre entregar valor. Isso significa:
- Personalizar experiências com base em dados do ICP.
- Reduzir tarefas operacionais para liberar tempo do time.
- Escalar conteúdo relevante, sem perder contexto.
- Nutrir leads de acordo com estágio e necessidade real.
Um exemplo: em vez de disparar a mesma sequência para toda a base, empresas que integram dados de CRM com automação conseguem criar jornadas diferentes para leads ativos, clientes recorrentes e oportunidades perdidas.
Isso aumenta a taxa de engajamento e de conversão.
Se você quiser entender mais sobre como estruturar isso, recomendo a leitura de Flywheel vs Funil: crescer com retenção.
Como sair do piloto automático na HubSpot e evoluir?
Se você já sente que sua operação está rodando no “modo automático”, é hora de:
- Auditar seus fluxos de automação atuais.
Use o painel de Workflows da HubSpot para revisar quais fluxos estão ativos. Elimine aqueles que não geram impacto, ajuste os que fazem sentido (ex.: incluir condições baseadas em comportamento) e crie novos fluxos apenas quando houver real necessidade. - Redefinir personas e pontos de contato.
Utilize as listas dinâmicas da HubSpot para segmentar contatos de acordo com critérios claros (cargo, setor, engajamento). Essa atualização garante que cada automação fale com a persona correta, no momento adequado. - Alinhar marketing, vendas e atendimento.
Crie dashboards compartilhados no CRM da HubSpot para que todos os times acompanhem os mesmos dados de pipeline e engajamento. Isso evita que leads sejam empurrados antes da hora para vendas ou ignorados pelo atendimento. - Monitorar conversão em cada etapa do funil.
Configure relatórios no HubSpot Reporting para analisar taxas de conversão de e-mails, formulários e reuniões. Use esses dados para identificar gargalos e redefinir conteúdos ou automações que não estão performando. - Testar, medir e otimizar continuamente.
Aproveite as funções de A/B testing em e-mails e landing pages do HubSpot. Teste assuntos, CTAs e cadências diferentes. Depois, use os insights para ajustar fluxos e entregar experiências cada vez mais relevantes.
Esse processo é essencial para evitar os sintomas de uma operação desorganizada. No artigo Se algo vai mal no seu CRM: descubra 10 sintomas e quando fazer uma auditoria de CRM, mostramos sinais claros de que a automação pode estar te atrapalhando.
O papel do RevOps na eficiência do marketing com HubSpot
RevOps conecta estratégia, dados e execução. Quando os times operam de forma integrada, a automação deixa de ser um recurso isolado e passa a ser parte de uma engrenagem que realmente gera receita.
Na Dig RevOps, ajudamos empresas a fazerem essa virada. O foco não está apenas em configurar ferramentas, mas em criar uma operação sustentável, onde marketing, vendas e atendimento trabalham em sintonia.
Quer transformar sua automação na HubSpot em resultado?
Se você sente que sua empresa está no piloto automático e precisa de mais eficiência, podemos ajudar.
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