Se algo vai mal no seu CRM e isso está atrapalhando o seu trabalho, este artigo é para você. Talvez os relatórios não batam, as informações estejam incompletas ou a equipe reclame que “o sistema não ajuda”. Antes de tomar qualquer decisão, é importante entender exatamente o que está acontecendo.
Nos dez anos em que trabalhei em empresas como Salesforce, HubSpot e RD Station, conversei com centenas de empresas que já usavam CRM e estavam avaliando outras opções.
Muitas delas eram clientes HubSpot que me diziam: “acho que preciso trocar de ferramenta”, quando, na verdade, o problema era a configuração ou a forma de uso.
Aqui, vou compartilhar 10 sintomas comuns que indicam que está na hora de fazer uma auditoria no seu CRM — e que muitos usuários da HubSpot vão reconhecer.
1. Você desconfia dos seus próprios dados no CRM
Sabe quando você vai criar um relatório para a reunião de diretoria e percebe que o número de negócios fechados muda dependendo de qual filtro aplica?
Ou quando dois gestores apresentam métricas diferentes para o mesmo indicador no HubSpot? Isso mina a confiança e trava decisões estratégicas.
Se você não confia nos números, dificilmente conseguirá convencer alguém a investir nas suas iniciativas.
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2. Marketing, vendas e atendimento usam o CRM de formas diferentes
O marketing registra apenas o básico (nome e e-mail), vendas adiciona informações comerciais de forma não padronizada, e o atendimento abre tickets sem vincular ao histórico do cliente.
No HubSpot, isso se traduz em campos despadronizados, propriedades duplicadas e pipelines desalinhados.
Quando cada área trabalha isolada, o CRM vira três sistemas diferentes dentro de um só.
3. Sua taxa de conversão está estagnada ou piorando
Os leads entram no CRM, mas ficam parados semanas na mesma etapa do funil.
Ao investigar no HubSpot, você descobre que não há nenhum workflow para nutrir contatos ou lembrar o vendedor do follow-up.
Sem automação, oportunidades morrem no silêncio — e você só percebe quando a meta já ficou para trás.
4. Processos “aparentemente” eficientes escondem gargalos
No discurso, todos dizem que o suporte é ágil. Mas, no relatório do Service Hub, aparece um dado preocupante: 30% dos tickets ficam sem atribuição e “dormem” na fila.
O cliente só recebe resposta quando decide reclamar novamente.
Quando o processo não está mapeado, a eficiência é só uma impressão — não um fato.
5. Você paga por recursos do CRM que não usa
Sua empresa tem acesso a lead scoring, integrações e automações avançadas, mas na prática usa o HubSpot como uma planilha bonita.
Você faz fora do CRM, manualmente, coisas que ele poderia fazer por você — enviar propostas, disparar e-mails, registrar atividades, atualizar status.
É como pagar por um carro esportivo e só dirigir na primeira marcha.
6. Relatórios e dashboards não refletem a realidade
Você apresenta ao conselho que a meta foi batida com 110% de resultado.
Mas, ao detalhar no HubSpot, descobre que há negócios “ganhos” que nunca viraram contrato e oportunidades antigas que nunca foram encerradas.
Métrica boa em dashboard ruim é como um mapa com ruas que não existem — te leva para o lugar errado.
7. Sua equipe perde tempo com tarefas manuais
Todo mês, o time comercial passa horas copiando dados do HubSpot para um modelo de proposta no Word.
Além de atrasar, aumenta o risco de erros e informações desatualizadas.
O CRM deveria liberar tempo para vender mais — não roubar tempo de quem vende.
8. O CRM não está preparado para expansão
A empresa decide vender para outros países, mas não há segmentação por idioma ou moeda configurada no HubSpot.
Outro caso comum: grupos empresariais com mais de uma marca ou CNPJ, mas cuja conta não é multi-domínio. Resultado: contatos, propostas e relatórios de diferentes empresas misturados no mesmo lugar.
Quando a estrutura não acompanha o crescimento, a confusão escala junto.
9. O handoff entre áreas não funciona
O cliente explica o problema para o atendimento, é transferido para outro setor e precisa contar tudo de novo.
Esse retrabalho na passagem de informações — o famoso handoff — acontece porque o histórico não está completo no CRM ou ninguém o consulta antes de responder.
No HubSpot, isso pode ser resolvido com registros bem alimentados, propriedades personalizadas e visões compartilhadas.
→ Leia também: Como o desalinhamento entre marketing e vendas atrasa o crescimento da sua operação
10. Você não vê retorno claro do investimento em CRM
Se você se identificou com algum desses sintomas, certamente pensamentos como “mudar de CRM” ou “corrigir tudo de uma vez” já passaram pela sua cabeça.
O que eu recomendo é: antes de trocar de ferramenta, faça uma auditoria de CRM.
Primeiro, descubra se os problemas vêm da plataforma ou da operação.
Se forem da ferramenta, identifique quais soluções atendem melhor ao seu momento. Se forem da operação, contrate especialistas para ajustar processos, integrações e treinamentos.
Na Dig RevOps, realizamos auditorias completas de CRM para que você tenha clareza e segurança na sua decisão. Agende agora sua auditoria e veja seu CRM trabalhar a favor do seu crescimento.
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