Automação de Marketing na HubSpot: como evitar erros e gerar eficiência real

Mais do que automatizar, é preciso otimizar

Ao longo da minha experiência conduzindo auditorias de CRM, existe um padrão que sempre aparece: fluxos de automação desnecessários. 

Em vez de ajudarem, eles acabam poluindo a operação e prejudicando a experiência do cliente. Já encontrei empresas com dezenas de sequências paralelas, sobrepostas, que geravam comunicações repetitivas, desconexas e, no fim, desgastavam o relacionamento com a base.

Foto produzida por IA

De acordo com a McKinsey, empresas que usam personalização avançada na comunicação têm até 40% mais receita em comparação às que não utilizam (McKinsey, 2021). Isso mostra que o foco não é enviar mais mensagens, mas enviar as certas, no momento certo.

Quando a automação na HubSpot atrapalha mais do que ajuda?

A automação pode se transformar em vilã quando:

• O mesmo fluxo é usado para todos os perfis de lead.
  
  
• Os e-mails não respeitam o timing da jornada do cliente.
  
  
• A automação substitui a estratégia, em vez de potencializá-la.
  
  
• Não existe integração com vendas e atendimento.
  
  

Esses pontos geram desalinhamento interno e prejudicam a experiência do cliente. Já falamos sobre isso em mais detalhes no artigo Como o desalinhamento entre Marketing e Vendas atrasa o crescimento da sua operação.

HubSpot com eficiência: automação usada com intencionalidade

Automação eficiente não é sobre enviar mais, mas sobre entregar valor. Isso significa:

• Personalizar experiências com base em dados do ICP.
  
  
• Reduzir tarefas operacionais para liberar tempo do time.
  
  
• Escalar conteúdo relevante, sem perder contexto.
  
  
• Nutrir leads de acordo com estágio e necessidade real.
  
  

Um exemplo: em vez de disparar a mesma sequência para toda a base, empresas que integram dados de CRM com automação conseguem criar jornadas diferentes para leads ativos, clientes recorrentes e oportunidades perdidas. 

Isso aumenta a taxa de engajamento e de conversão.

Se você quiser entender mais sobre como estruturar isso, recomendo a leitura de Flywheel vs Funil: crescer com retenção.

Como sair do piloto automático na HubSpot e evoluir?

Se você já sente que sua operação está rodando no “modo automático”, é hora de:

1. Auditar seus fluxos de automação atuais.
   Use o painel de Workflows da HubSpot para revisar quais fluxos estão ativos. Elimine aqueles que não geram impacto, ajuste os que fazem sentido (ex.: incluir condições baseadas em comportamento) e crie novos fluxos apenas quando houver real necessidade.
   
   
2. Redefinir personas e pontos de contato.
   Utilize as listas dinâmicas da HubSpot para segmentar contatos de acordo com critérios claros (cargo, setor, engajamento). Essa atualização garante que cada automação fale com a persona correta, no momento adequado.
   
   
3. Alinhar marketing, vendas e atendimento.
   Crie dashboards compartilhados no CRM da HubSpot para que todos os times acompanhem os mesmos dados de pipeline e engajamento. Isso evita que leads sejam empurrados antes da hora para vendas ou ignorados pelo atendimento.
   
   
4. Monitorar conversão em cada etapa do funil.
   Configure relatórios no HubSpot Reporting para analisar taxas de conversão de e-mails, formulários e reuniões. Use esses dados para identificar gargalos e redefinir conteúdos ou automações que não estão performando.
   
   
5. Testar, medir e otimizar continuamente.
   Aproveite as funções de A/B testing em e-mails e landing pages do HubSpot. Teste assuntos, CTAs e cadências diferentes. Depois, use os insights para ajustar fluxos e entregar experiências cada vez mais relevantes.
   
   

Esse processo é essencial para evitar os sintomas de uma operação desorganizada. No artigo Se algo vai mal no seu CRM: descubra 10 sintomas e quando fazer uma auditoria de CRM, mostramos sinais claros de que a automação pode estar te atrapalhando.

O papel do RevOps na eficiência do marketing com HubSpot

RevOps conecta estratégia, dados e execução. Quando os times operam de forma integrada, a automação deixa de ser um recurso isolado e passa a ser parte de uma engrenagem que realmente gera receita.

Na Dig RevOps, ajudamos empresas a fazerem essa virada. O foco não está apenas em configurar ferramentas, mas em criar uma operação sustentável, onde marketing, vendas e atendimento trabalham em sintonia.

Quer transformar sua automação na HubSpot em resultado?

Se você sente que sua empresa está no piloto automático e precisa de mais eficiência, podemos ajudar.

👉 Converse com um especialista da Dig e descubra como sua operação pode evoluir com automação inteligente, dados organizados e foco em receita.